Cách viết RFQ khung máy để nhận được báo giá thực

Phần lớn báo giá chậm không phải do xưởng làm khó. Đó là một xưởng đang chờ câu trả lời cho một câu hỏi mà RFQ của quý khách chưa bao giờ đặt ra. Mỗi trường thiếu trong yêu cầu đều bị lấp bằng một giả định, và xưởng tự bảo vệ trước giả định của chính mình bằng cách báo giá cao. Cách khắc phục không phải là một xưởng tốt hơn, mà là một email đầu tiên đầy đủ hơn.

Dưới đây là mọi trường thông tin một RFQ khung máy cần có, vì sao nó làm thay đổi con số, và một mẫu ở cuối để quý khách sao chép trực tiếp.

Vì sao RFQ thiếu thông tin làm quý khách mất tiền, không chỉ mất thời gian

Một xưởng đang định giá kết cấu hàn thực chất đang định giá rủi ro. Vật liệu phải đi mua thay vì lấy từ kho, một dung sai mà xưởng phải đoán ý đồ, một số lượng có thể là một chiếc hoặc là chiếc đầu tiên trong năm mươi: mỗi ẩn số đều được cộng một khoản biên để che chắn cho xưởng nếu câu trả lời thực sự hóa ra tệ hơn giả định.

Gửi đủ bức tranh thì khoản biên cho sự bất định sẽ biến khỏi giá. Đây là cùng một cơ chế được trình bày sâu hơn trong điều gì quyết định giá một báo giá khung máy; RFQ là nơi quý khách hoặc cung cấp thông tin đó, hoặc buộc xưởng phải định giá xoay quanh sự thiếu vắng của nó.

Các trường thông tin, và mỗi trường thay đổi điều gì

Tệp bản vẽ. Một tệp STEP hoặc PDF có kích thước thật, không phải ảnh chụp bản phác thảo hay lời dẫn “tương tự chi tiết hiện tại của chúng tôi”. Xưởng không thể báo giá hình học mà họ phải dựng lại từ lời mô tả.

Vật liệu và dạng phôi. Mác thép, trạng thái nhiệt luyện nếu có, và phôi ban đầu là tấm, thanh hay đúc. Hãy ghi “hoặc tương đương” nếu có thể chấp nhận vật liệu thay thế trong nước; xem mác thép cho khung máy để biết giữa một tấm Q345 và một tấm A572 Grade 50 thực sự khác nhau những gì ngoài cái tên.

Đặc điểm nào là then chốt. Không phải kích thước nào cũng cần dung sai chặt, và đánh dấu không kích thước nào chặt cũng tốn kém như đánh dấu tất cả đều chặt, vì dù theo cách nào xưởng cũng giả định cách hiểu nghiêm ngặt hơn. Hãy nêu các mặt lắp, mẫu lỗ bu lông và bề mặt ghép nối quan trọng, kèm chuẩn mà mỗi đặc điểm được đo từ đó.

Tiêu chuẩn hàn, nếu áp dụng. AWS D1.1, ISO 3834, EN 1090 hoặc không có: mỗi lựa chọn thay đổi xưởng nào có thể báo giá và tài liệu nào đi kèm. Tra cứu tiêu chuẩn so sánh chúng theo loại khách mua điển hình.

Yêu cầu khử ứng suất. Nhiệt, rung, hoặc không. Nếu quý khách chưa quyết định, hãy nói rõ và đề nghị xưởng khuyến nghị một phương án dựa trên dung sai cần giữ sau gia công.

Xử lý bề mặt. Một quy cách sơn phủ, một yêu cầu mạ, hoặc “như sau gia công”. Im lặng ở đây không có nghĩa là không phủ: nó có nghĩa là xưởng đoán, và phép đoán thường sai theo hướng tốn thêm chi phí.

Số lượng hiện tại, và mức dùng hằng năm dự kiến. Một mẫu thử đơn chiếc và chiếc đầu tiên của đơn hàng năm mươi chiếc mỗi năm được định giá khác nhau dù số lượng hôm nay như nhau, vì chi phí khuôn gá và đồ gá được phân bổ theo con số thứ hai, không phải con số thứ nhất.

Phạm vi NDT. Mối nối nào, phương pháp nào, tỷ lệ lấy mẫu bao nhiêu. “NDT theo yêu cầu” không phải một đặc tả: nó sẽ được báo giá theo bất cứ phạm vi tối thiểu nào xưởng cho là có thể bảo vệ được. Bảng phương pháp NDT nêu mỗi phương pháp thực sự phát hiện được gì.

Tài liệu kiểm tra. Báo cáo mẫu đầu tiên, báo cáo kích thước, chứng chỉ vật liệu, chứng chỉ phù hợp: hãy nêu những loại quý khách thực sự sẽ đọc. Mỗi loại là công việc thật của xưởng và một dòng chi phí thật trong báo giá.

Khối lượng và kích thước bao. Kích thước tổng thể và khối lượng mỗi chi tiết, ghi ra ngay cả khi đã có trên bản vẽ, vì nó quyết định việc nâng hạ, đóng kiện và việc lô hàng đi container tiêu chuẩn hay hàng rời.

Ngày cần hàng, và nơi đến. Một ngày cụ thể để xưởng lập kế hoạch, không phải “càng sớm càng tốt”, cùng quốc gia, cảng hoặc địa chỉ, vì nó quyết định cuộc trao đổi về Incoterm trước khi cuộc trao đổi bắt đầu.

Incoterm ưu tiên. EXW, FOB hay DAP làm con số báo giá thay đổi đáng kể cho cùng một chi tiết, vì chúng dịch chuyển các khối chi phí khác nhau vào trong hoặc ra ngoài giá. Xem vận chuyển kết cấu hàn nặng: đóng kiện và Incoterms để biết mỗi điều khoản thực sự dịch chuyển gì.

Một mẫu để sao chép

Chi tiết: [tên / số bản vẽ]
Bản vẽ: [đính kèm STEP/PDF]
Vật liệu: [mác thép, dạng phôi (tấm/thanh/đúc), "hoặc tương đương" nếu để mở]
Đặc điểm then chốt: [danh sách, kèm chuẩn cho từng đặc điểm]
Tiêu chuẩn hàn: [AWS D1.1 / ISO 3834 / EN 1090 / không]
Khử ứng suất: [nhiệt / rung / đề nghị khuyến nghị]
Xử lý bề mặt: [quy cách, hoặc "như sau gia công"]
Số lượng: [hiện tại] / [mức dùng hằng năm dự kiến]
NDT: [phương pháp, mối nối, tỷ lệ lấy mẫu %, hoặc "đề nghị khuyến nghị"]
Tài liệu kiểm tra yêu cầu: [FAI / báo cáo kích thước / chứng chỉ vật liệu / CoC]
Khối lượng / kích thước bao: [kg, mm]
Ngày cần hàng: [ngày]
Nơi đến: [cảng hoặc địa chỉ]
Incoterm ưu tiên: [EXW / FOB / DAP]

Không phải trường nào cũng có câu trả lời trong yêu cầu đầu tiên, và một xưởng đáng dùng sẽ hỏi những gì còn thiếu thay vì lặng lẽ định giá xoay quanh chúng. Nhưng email đầu tiên càng gần danh sách này, con số đầu tiên càng gần con số thật, và càng ít vòng câu hỏi nằm giữa bản vẽ và một đơn đặt hàng.

Hãy gửi bản vẽ kèm càng nhiều thông tin trong danh sách này càng tốt, và nó sẽ được rà soát khả năng chế tạo trước khi đến tay xưởng: yêu cầu báo giá.