Beschaffungsagent oder direkter Fertiger für Maschinengestelle? So entscheiden Sie

Es gibt drei Wege, ein Maschinengestell in Vietnam fertigen zu lassen, und Einkäufer wählen meist zufällig einen davon: den, auf den das erste Google-Ergebnis oder das erste Messegespräch sie gebracht hat. Jeder Weg wägt Geld, Kontrolle und Zeit anders gegeneinander ab. Welcher am günstigsten ist, hängt davon ab, wo der Auftrag steht, nicht davon, welcher Weg seriöser klingt.

Die drei Wege

Direkt zum Fertiger. Sie suchen selbst einen Stahlbaubetrieb, verhandeln direkt und führen die Geschäftsbeziehung von Anfang bis Ende. Zwischen dem Preis des Betriebs und dem, was Sie zahlen, liegt keine Marge.

Eine Handelsfirma. Ein Unternehmen nimmt Ihren Auftrag an, platziert ihn bei einem Fertiger, mit dem es bereits zusammenarbeitet, und verkauft Ihnen das Teil mit Aufschlag weiter, oft ohne den Fertiger zu nennen. Sie haben einen Ansprechpartner und eine Rechnung, aber keinen Einblick, wer das Teil tatsächlich gebaut hat und was dieser dafür bekommen hat.

Ein unabhängiger Beschaffungsagent. Er wird vom Fertiger für vermittelte Anfragen bezahlt, nicht mit einem Prozentsatz Ihres Auftrags. Rechnung und Geschäftsbeziehung laufen nach der Vorstellung direkt zwischen Ihnen und dem Betrieb. Nach diesem Modell arbeitet diese Website, siehe wie das funktioniert und wie es bezahlt wird.

Was jeder Weg tatsächlich kostet

Entscheidend ist der Vergleich der Gesamtbetriebskosten, nicht der Stückpreis im Angebot. Zeit, die in die Prüfung und Steuerung eines Weges fließt, ist ein echter Kostenfaktor, auch wenn keine Rechnung sie ausweist.

Die Direktbeschaffung hat keinen Aufschlag, doch die Kosten stecken in Ihrer eigenen Zeit: Betriebe finden, Schweißzertifikate und Maschinenlisten prüfen, ohne Vergleichswert für einen fairen Preis verhandeln und die Lernkurve beim ersten Auftrag oder beim ersten schlechten Auftrag tragen. Für einen Einkäufer mit einem Auftrag pro Jahr übersteigen diese Zeitkosten meist jede eingesparte Marge.

Der Aufschlag einer Handelsfirma lässt sich leicht beziffern, 10 bis 30 Prozent sind üblich. Er nimmt Ihnen aber auch die Möglichkeit, den zugrunde liegenden Preis zu verhandeln, denn Sie sehen ihn nie. Gleichzeitig rückt das Qualitätsrisiko einen Schritt weiter aus Ihrer Kontrolle: Ein Mangel wird zwischen Fertiger und Handelsfirma verhandelt, und Sie sind bei diesem Gespräch nur Dritter.

Ein Agent, der pro vermittelter Anfrage und nicht prozentual am Auftrag verdient, hat einen anderen Anreiz eingebaut. Nichts von dem, was er verdient, bewegt sich mit Ihrem Auftragswert, also treibt nichts die Zahl nach oben. Der Anreiz geht vielmehr dahin, Anfragen zu vermitteln, die ein Betrieb tatsächlich annimmt, denn daraus entsteht Folgegeschäft. Der Kompromiss: Der Agent begrenzt in der Regel, wie viele Betriebe Ihre Anfrage sehen. Die Begründung ist, dass eine Zeichnung, die zehn Betrieben gezeigt wird, schlechtere Angebote bringt als eine, die drei Betriebe sehen.

Was jeder Weg an Kontrolle kostet

Die Direktbeschaffung gibt Ihnen volle Transparenz: Sie kennen den Betrieb, können ihn besuchen und halten die Beziehung, wenn Sie ein Qualitätsproblem eskalieren müssen. Sie tragen aber auch die Prüfung selbst. Was dazu gehört, zeigt wie Sie einen Betrieb für schwere Schweißkonstruktionen auditieren, denn Maschinenlisten und Schweißzertifikate werden nicht durch höfliches Nachfragen verifiziert.

Eine Handelsfirma gibt Ihnen konstruktionsbedingt fast keinen Einblick. Die Beziehung zum Fertiger gehört ihr, nicht Ihnen, und das bleibt auch nach mehreren Aufträgen so.

Wie viel Einblick ein Beschaffungsagent bietet, hängt vom Modell ab. Einer, der den Betrieb nennt und sich nach der Vorstellung zurückzieht, gibt Ihnen nach dem ersten Auftrag langfristig dieselbe Kontrolle wie die Direktbeschaffung. Sein Nutzen lag darin, schneller zur geprüften Auswahlliste zu kommen, als Sie es allein könnten, nicht darin, dauerhaft zwischen Ihnen und dem Fertiger zu stehen.

Was jeder Weg an Zeit kostet

Hier kippt die Rechnung beim ersten Auftrag meist. Einen Betrieb von außerhalb Vietnams zu prüfen, also Maschinen und Zertifikate zu kontrollieren und ehrlich einzuschätzen, ob ein Angebot echte Kompetenz widerspiegelt oder einen Betrieb, der an Ihrem Teil erst lernt, dauert Wochen, wenn Sie weder Präsenz vor Ort noch ein bestehendes Netzwerk haben. Ein Agent, der diese Prüfung bereits über mehrere Betriebe hinweg erledigt hat, verkürzt das auf Tage.

Beim fünften Auftrag an einen Betrieb, dem Sie bereits vertrauen, entfallen diese Zeitkosten. Die direkte Beziehung aus dem ersten Auftrag steht Ihnen für den fünften kostenlos zur Verfügung, und ein Zwischenhändler bringt an diesem Punkt Kosten, aber keinen Mehrwert.

Welcher Weg zu Ihrem Auftrag passt

Ein einzelner Prototyp oder ein erster Auftrag in Vietnam spricht meist für einen Agenten oder eine Handelsfirma, weil sich der Prüfaufwand noch nicht amortisiert hat und der Auftragswert nicht groß genug ist, um die Zeit der Direktbeschaffung zu rechtfertigen.

Ein großer Wiederholauftrag eines Einkäufers mit eigenem Spediteur und Qualitätsteam in der Region spricht oft für den direkten Weg, weil der Prüfaufwand bereits getragen ist und sich die pro Auftrag gesparte Marge aufsummiert.

Der mittlere Fall, also Wiederholaufträge, moderate Stückzahlen und keine Präsenz vor Ort, ist der, in dem ein Agent mit Vergütung pro Vermittlung statt pro Auftrag beide Alternativen meist übertrifft: Die Vorstellung kostet einmalig eine Pauschale, die Beziehung danach gehört Ihnen, und auf keinem künftigen Auftrag liegt ein Prozentsatz, um den Sie herumverhandeln müssen.

Wenn eine Zeichnung fertig ist, senden Sie sie ein. Sie wird direkt mit passenden Betrieben abgeglichen, ohne Aufschlag einer Handelsfirma und ohne laufende Provision auf das, was Sie später bestellen.